Intro

Maak het verschil als Executive Assistant bij het Havenbedrijf Rotterdam!
Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van regelen, plannen en vooruitdenken? Houd je ervan om in een dynamische omgeving te werken met passie om continue te verbeteren, dan pas jij perfect bij onze afdeling Port Development.
Voor onze Executive Manager Port Development zijn wij op zoek naar een ervaren, representatieve ondersteuner met een positieve en proactieve mindset. 

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de Executive Manager en zijn afdeling. Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager, waardoor deze in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven en zijn werk zo effectief mogelijk kan doen. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en de Executive Manager zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. In die rol ben je een verbindende schakel met de mensen binnen het bedrijf en in de haven.
Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continue de juiste prioriteiten weet te stellen. Je maakt uitdagende afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn. Je plant reizen en bijeenkomsten. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden en coördineer je het overleg met de andere management assistentes binnen de afdeling.

Wat bieden we jou?

•    Geweldige collega’s: Bij ons werk je niet alleen samen met collega’s, maar geniet je ook (als je wil) van een bruisend sociaal leven buiten werktijd dankzij onze diverse en actieve medewerkersnetwerken.
•    Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en je impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om een legendarische bijdrage te leveren aan de grootste haven van Europa.
•    Flexibele werkweek: Geniet van een 36-urige hybride werkweek waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren.
•    Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
•    Vitaliteit en welzijn: Korting op je sportschool abonnement en vers fruit op de werkplek.
•    Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring, bieden we een start salaris van max. € 4.300,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot € 5.035,- bruto per maand.
•    Reiskostenvergoeding: Of je nu met de auto, fiets of (eerste klas) OV reist, wij zorgen voor een passende vergoeding.
•    Flexibel beloningsbudget: 19,6% boven op je bruto maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Dit budget kun je tussentijds laten uitkeren of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra pensioenstortingen, extra verlofuren of aanvullende opleidingskosten.
•    Uitzicht op een vast dienstverband: als we over en weer tevreden zijn, ontvang je na het eerste jaar een vast contract.
•    Uitstekende pensioenregeling: Bij het ABP (middelloon-stelsel), waarbij wij zo’n 70% van de premie vergoeden.
•    Laptop en mobiele telefoon van de zaak: Altijd de juiste tools bij de hand om je werk optimaal te kunnen uitvoeren.
•    Een moderne werkplek met een fantastisch uitzicht over je werkgebied en de stad Rotterdam! 
Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

Port Development ontwikkelt de haven van vandaag en morgen op een dusdanige manier dat het Rotterdamse haven-en-industriecomplex efficiënt, veilig, flexibel en toekomstvast blijft.  Zij doen dit door passend binnen de omgeving nieuwe infrastructuur en vastgoed te bouwen, bedrijven te vestigen in de haven en de beschikbare ruimte in de haven zo optimaal mogelijk te benutten. Zij doen dit samen met klanten en stakeholders, waardoor er gemiddeld altijd zo’n 300 projecten actief zijn. 

Als Executive Assistant maak je deel uit van het team dat direct aangestuurd wordt door de Executive Manager Port Development en ben je tevens betrokken bij de andere management Assistants die de andere managers in de afdeling ondersteunen. Er heerst een informele sfeer en hechten waarde aan samenwerking en betrokkenheid.

Wat vragen wij van jou?

We werven een collega die het leuk vindt om deel uit te maken van een professionele afdeling. Iemand die enthousiast en representatief is en stevig in zijn/haar schoenen staat. Je bent een ster in het stellen van prioriteiten en voert je werkzaamheden zelfstandig uit. Een positief kritische instelling, talent in oplossingen bedenken, steekt graag de handen uit de mouwen en durft tijdig 'nee' te zeggen wanneer iets niet gaat lukken.
•    Je beschikt over HBO werk -en denkniveau en ruime relevante werkervaring met managementondersteuning. Dit kan op directie-, bestuurs- of management niveau zijn. 
•    Je beheerst Microsoft Word en Outlook goed en het is handig dat je met SAP, Microsoft Excel en PowerPoint overweg kunt.
•    Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift. 
•    Je vindt het leuk om je manager een stapje voor te zijn en vooruit te denken.

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:
Kwaliteitsfocus: Je brengt in kaart wat gedaan moet worden en stelt op basis daarvan prioriteiten en onderneemt actie. Je bent accuraat en efficiënt en bent gericht op het voorkomen van fouten. Je voert extra controles uit door data te checken en relevante vragen te stellen.
Klantgerichtheid: Je verplaatst je in de ander, blijft in gesprek en bent helder over wederzijdse (realistische) verwachtingen en stand van zaken. Je gedraagt je als een vertegenwoordiger van het Havenbedrijf naar anderen toe. Je bent respectvol en blijft rustig en vriendelijk.
Resultaatgericht: Je overziet de situatie en weet wat er op dat moment moet gebeuren. Je wacht niet af, maar neemt initiatief en gaat actief aan de slag. Je werkt efficiënt en accuraat, waarbij je gericht bent op het voorkomen van fouten om zo de gestelde doelen te bereiken.