Intro

Wat ga je doen?

Als Managementassistent Commercie ben jij de steun en toeverlaat van het team. Jij zorgt dat alles goed geregeld is, zodat de manager en projectteams hun werk optimaal kunnen doen. Je werkt nauw samen met collega‑assistenten en het secretariaat binnen de afdeling Commercie. Je dag is afwisselend: geen dag is hetzelfde. Je schakelt makkelijk tussen taken, houdt overzicht en weet precies wie je wanneer nodig hebt. Heb je ervaring met projectondersteuning of werk je graag met data en systemen? Dan is dit een mooie volgende stap voor jou.

Jouw taken op een rij: 

• Beheren van de agenda van de manager (proactief en overzichtelijk);
• Ondersteunen van het team in het Commercial Project Office;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten;
• Telefoon en e-mail afhandelen, vergaderruimtes plannen en bezoekers ontvangen;
• Opstellen en verwerken van inkooporders;
• Verzorgen van correcte correspondentie en documenten;
• Organiseren van het onboardingprogramma voor nieuwe collega’s;
• Af en toe helpen bij projecten of extra overleggen;
• Meedenken over verbeteringen in processen en systemen;
• Zorgen voor een prettige en goede samenwerking in het team.

Wat bieden we jou?

Geweldige collega’s: Bij ons werk je niet alleen samen met collega’s, maar geniet je ook (als je wil) van een bruisend sociaal leven buiten werktijd dankzij onze diverse en actieve medewerkersnetwerken.  

Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en je impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om een legendarische bijdrage te leveren aan de grootste haven van Europa.  

Flexibele werkweek: Geniet van een 36-urige hybride werkweek waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren.

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.

Vitaliteit en welzijn: Korting op je sportschool abonnement en vers fruit op de werkplek. Een werkplek die oog heeft voor jouw behoeften – met aandacht voor gezondheid, welzijn en toegankelijkheid. 

Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring, bieden we een startsalaris van max. € 3.571 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot € 4.464 bruto per maand. 

Reiskostenvergoeding: Of je nu met de auto, fiets of (eerste klas) OV reist, wij zorgen voor een passende vergoeding. 

Flexibel beloningsbudget: 19,6% boven op je bruto maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Dit budget kun je tussentijds laten uitkeren of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra pensioenstortingen, extra verlofuren of aanvullende opleidingskosten of een duurzame investering. 

Uitzicht op een vast dienstverband: als we over en weer tevreden zijn, ontvang je na het eerste jaar een vast contract. 

Uitstekende pensioenregeling: Bij het ABP (middelloon-stelsel), waarbij wij zo’n 70% van de premie vergoeden. Zorg voor een legendarische toekomst. 

Laptop en mobiele telefoon van de zaak: Altijd de juiste tools bij de hand om je werk optimaal te kunnen uitvoeren.  

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk in onze CAO.

Een integriteitsonderzoek en online screening maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf deze screening uit.

Afdelingsinformatie

Wat vragen we van jou?

• Minimaal een MBO‑diploma, bij voorkeur in administratie of projectondersteuning;
• Minimaal 6 jaar relevante werkervaring in een complexe organisatie;
• Goede beheersing van Nederlands en Engels;
• Ervaring met project- of programmaondersteuning is een pré;
• Je kunt goed werken met Microsoft Office, SAP en SharePoint; 
• Je bent voor 36 uur per week beschikbaar (32 uur is bespreekbaar). 

Competenties

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:  

Effectief communiceren: Je verstrekt informatie op gestructureerde en bondige wijze, zowel mondeling als schriftelijk. Je communiceert duidelijk en prettig, waarbij je actief luistert en doorvraagt om eventuele onduidelijkheden te verhelderen. 

Kwaliteitsfocus: Je voert het werk ordelijk en gestructureerd uit. Je controleert nauwkeurig en systematisch je eigen werk op correctheid en volledigheid. Daarbij heb je oog voor detail en zorg je ervoor dat vertrouwelijke informatie altijd correct behandeld wordt.  

Klantgerichtheid: Je luistert goed naar wat de klant zegt en vraagt door als iets niet duidelijk is. Je maakt duidelijke afspraken en houdt de klant op de hoogte van de voortgang. En als er iets misgaat, neem je de verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. Je handelt integer door een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van de klant, de belangen van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.  

Verandervermogen: Je blijft onder (tijds-)druk activiteiten zo adequaat mogelijk uitvoeren. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden aan en bent flexibel genoeg om van gedachte of mening te veranderen bij nieuwe inzichten.