Intro

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van regelen, plannen en vooruitdenken? Houd je ervan om in een dynamische omgeving te werken, met veel verschillende collega’s om je heen? En denk je graag mee over hoe processen slimmer, sneller of gemakkelijker kunnen? 
Dan pas jij perfect bij ons Commercial Project Office! 

Wat ga je doen?

Als Managementassistent Commercie ben jij de onmisbare schakel in het Commercial Project Office. Je ondersteunt de manager en het team, en werkt nauw samen met het secretariaat en andere assistenten binnen de afdeling Commercie.

Je houdt moeiteloos overzicht, schakelt snel tussen verschillende taken en stemt makkelijk af met uiteenlopende stakeholders. Heb je affiniteit voor het werken met data en ervaring met het ondersteunen van projecten of programma’s? Dan ben je bij ons op de juiste plek.  

Jouw verantwoordelijkheden 

• Proactief agendabeheer voor de Manager. 
• Ondersteuning van het team binnen het Commercial Project Office. 
• Voorbereiden en organiseren van teamoverleggen en bijeenkomsten. 
• Correspondentie, telefoonafhandeling, vergaderruimtes reserveren en het ontvangen van bezoekers. 
• Opstellen en administratief verwerken van inkooporders. 
• Verzorgen van correcte en foutloze uitgaande correspondentie en ondertekeningen. 
• Organiseren en uitvoeren van het onboardingprogramma voor nieuwe collega’s. 
• Incidentele ondersteuning bij projecten of overleggen. 
• Meedenken over proces- en systeemverbeteringen, bijvoorbeeld door slim gebruik van data of rapportages. 
• Actieve bijdrage leveren aan een prettige en soepele samenwerking binnen het projectteam. 

Wat bieden we jou?

Geweldige collega’s: Bij ons werk je niet alleen samen met collega’s, maar geniet je ook (als je wil) van een bruisend sociaal leven buiten werktijd dankzij onze diverse en actieve medewerkersnetwerken.  

Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en je impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om een legendarische bijdrage te leveren aan de grootste haven van Europa.  

Flexibele werkweek: Geniet van een 36-urige hybride werkweek waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren.

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.

Vitaliteit en welzijn: Korting op je sportschool abonnement en vers fruit op de werkplek. Een werkplek die oog heeft voor jouw behoeften – met aandacht voor gezondheid, welzijn en toegankelijkheid. 

Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring, bieden we een startsalaris van max. € 3.571 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek met doorgroeimogelijkheden tot € 4.464 bruto per maand. 

Reiskostenvergoeding: Of je nu met de auto, fiets of (eerste klas) OV reist, wij zorgen voor een passende vergoeding. 

Flexibel beloningsbudget: 19,6% boven op je bruto maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Dit budget kun je tussentijds laten uitkeren of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra pensioenstortingen, extra verlofuren of aanvullende opleidingskosten of een duurzame investering. 

Uitzicht op een vast dienstverband: als we over en weer tevreden zijn, ontvang je na het eerste jaar een vast contract. 

Uitstekende pensioenregeling: Bij het ABP (middelloon-stelsel), waarbij wij zo’n 70% van de premie vergoeden. Zorg voor een legendarische toekomst. 

Laptop en mobiele telefoon van de zaak: Altijd de juiste tools bij de hand om je werk optimaal te kunnen uitvoeren.  

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk in onze CAO.

Een integriteitsonderzoek en online screening maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf deze screening uit.

Afdelingsinformatie

Binnen Commercie werken we in het hart van de wereldklasse haven van Rotterdam. Onze missie? De concurrentiepositie van de haven versterken door bestaande en nieuwe bedrijvigheid te faciliteren. 
Op de afdeling Commercial Project Office, onderdeel van Commercie, staan samenwerking, innovatie en duurzaamheid centraal. Deze afdeling is de centrale uitvoeringspartner voor commerciële initiatieven. Wij fungeren als het interne bureau dat commerciële projecten en programma’s namens de business leidt en realiseert. De afdeling staat voor professioneel project- en programmamanagement, waarmee we sturen op structuur, governance, planning, kwaliteitsbewaking en succesvolle oplevering van onze commerciële projecten en programma’s. 

Jouw competenties

Competentie beschrijving

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:  

Effectief communiceren: Je verstrekt informatie op gestructureerde en bondige wijze, zowel mondeling als schriftelijk. Je communiceert duidelijk en prettig, waarbij je actief luistert en doorvraagt om eventuele onduidelijkheden te verhelderen. 

Kwaliteitsfocus: Je voert het werk ordelijk en gestructureerd uit. Je controleert nauwkeurig en systematisch je eigen werk op correctheid en volledigheid. Daarbij heb je oog voor detail en zorg je ervoor dat vertrouwelijke informatie altijd correct behandeld wordt.  

Klantgerichtheid: Je luistert goed naar wat de klant zegt en vraagt door als iets niet duidelijk is. Je maakt duidelijke afspraken en houdt de klant op de hoogte van de voortgang. En als er iets misgaat, neem je de verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. Je handelt integer door een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van de klant, de belangen van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.  

Verandervermogen: Je blijft onder (tijds-)druk activiteiten zo adequaat mogelijk uitvoeren. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden aan en bent flexibel genoeg om van gedachte of mening te veranderen bij nieuwe inzichten. 

Wat vragen wij van jou? 

• Minimaal een MBO-diploma, bij voorkeur in administratie of projectondersteuning. 
• Minimaal 6 jaar relevante werkervaring in een complexe organisatie. 
• Goede beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift. 
• Ervaring met ondersteuning binnen project- of programmamanagement is een pré. 
• Je bent handig met de systemen Microsoft Office, SAP en Sharepoint en ziet hoe data kan helpen in het dagelijkse werk.