Intro

Zorg jij ervoor dat cruciale informatie ook morgen nog vindbaar, betrouwbaar en toegankelijk is?

De haven van Rotterdam is continu in beweging. Dagelijks worden enorme hoeveelheden informatie, documenten en gegevens gecreëerd, gebruikt en opgeslagen. Als Adviseur Archief speel je een belangrijke rol in het toegankelijk, betrouwbaar en toekomstbestendig houden van deze informatie. Je brengt structuur aan in een complexe informatieomgeving, zorgt voor naleving van wet- en regelgeving en helpt het Havenbedrijf Rotterdam verder te professionaliseren op het gebied van archivering en informatiebeheer.

Je bent niet alleen de inhoudelijke expert, maar ook de verbindende schakel tussen informatiebeheer, bedrijfsvoering en IT. Samen met collega's werk je aan een duurzame informatiehuishouding die klaar is voor de uitdagingen van morgen.

Wat ga je doen?

Als Adviseur Archief ben je verantwoordelijk voor het verder ontwikkelen van archivering binnen het Havenbedrijf Rotterdam. Je adviseert over beleid, processen en systemen en vertaalt wet- en regelgeving naar praktische en werkbare oplossingen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ontwikkelen, actualiseren en implementeren van beleid, processen en richtlijnen voor archivering en informatiebeheer.
• Het opstellen en onderhouden van selectielijsten voor zowel de NV-taken als de publieke taken van het Havenbedrijf.
• Het adviseren over waardering, selectie, bewaring en vernietiging van informatie.
• Het opstellen en actualiseren van het Handboek Vervanging en adviseren over vervangings-, migratie- en conversietrajecten.
• Het toepassen van relevante standaarden en referentiekaders zoals NEN-ISO 15489 en MDTO.
• Het vertalen van de Archiefwet 2026 en andere relevante wet- en regelgeving naar de praktijk.
• Het adviseren over informatiemodellen, metadata, informatiearchitectuur en gegevensmanagement.
• Het fungeren als inhoudelijk gesprekspartner voor collega's van I&DT op het raakvlak van archivering, informatiebeheer en technologie.
• Het volgen en beoordelen van ontwikkelingen op het gebied van AI, robotisering en innovatieve toepassingen binnen archief- en informatiesystemen.
• Het ondersteunen van audits en optreden als gesprekspartner voor de CIO, auditors, controllers en andere stakeholders.

Wat bieden we jou?

Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren (40 uur bespreekbaar).
Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool.
Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een startsalaris van € 5.078 tot € 6.063 bruto per maand (36 uur).

Doorgroeien: Doorgroeimogelijkheden tot € 7.579 bruto per maand.
Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
Dienstverband: Een jaarcontract met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vast dienstverband.
Pensioenregeling: Uitstekende regeling via ABP, 70% premie door ons vergoed.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden, kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

Je maakt onderdeel uit van het team Document & Record Management (DRM) en werkt nauw samen met het team Contract & Project Services. Vanuit jouw expertise ben je de inhoudelijke sparringpartner voor collega's binnen DRM en andere afdelingen.

Je speelt een belangrijke rol in de verdere ontwikkeling van archivering en informatiebeheer binnen het Havenbedrijf Rotterdam. Daarbij werk je intensief samen met de afdeling I&DT, waar informatiebeleid en informatiebeheer verder worden vormgegeven.

Vanuit jouw expertise neem je de inhoudelijke lead op archiveringsvraagstukken. Je verbindt mensen, processen en technologie en draagt bij aan een toekomstbestendige, betrouwbare en duurzaam toegankelijke informatievoorziening.

Wat vragen we van jou?

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van Archiefbeheer, Informatiemanagement of een vergelijkbare studie.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met archivering, informatiebeheer of documentmanagement binnen een complexe organisatie.
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving en relevante standaarden op het gebied van archivering en informatiebeheer.
• Je bent in staat om beleid, kaders en richtlijnen te vertalen naar praktische en werkbare oplossingen en beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt effectief samenwerken met verschillende stakeholders en beweegt je gemakkelijk tussen business, informatievoorziening en ICT.

Competenties

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:   

Klantgerichtheid

Je begrijpt de behoeften van interne klanten en stakeholders en vertaalt deze naar praktische en passende oplossingen. Je communiceert helder, maakt verwachtingen bespreekbaar en handelt vanuit het belang van het Havenbedrijf Rotterdam.

Beïnvloeden

Je weet complexe archiverings- en informatievraagstukken begrijpelijk uit te leggen en draagvlak te creëren voor jouw adviezen. Je stemt je communicatie af op verschillende doelgroepen en bent een overtuigende gesprekspartner op alle niveaus binnen de organisatie.

Resultaatgerichtheid

Je neemt initiatief, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat verbeteringen daadwerkelijk worden gerealiseerd. Je beweegt je effectief tussen kwaliteit, wet- en regelgeving en praktische uitvoerbaarheid om duurzame resultaten te behalen.

Probleemoplossend vermogen

Je analyseert complexe informatievraagstukken snel en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Je komt met goed onderbouwde, toekomstbestendige oplossingen en verbindt daarbij de perspectieven van verschillende stakeholders.

Aanvullende vragen bij je sollicitatie

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen we je onderstaande drie vragen te beantwoorden. Het meesturen van een motivatiebrief is niet nodig. De antwoorden gebruiken we als aanvulling op je cv om een beter beeld te krijgen van jouw relevante ervaring, aanpak en motivatie voor deze functie.

Vraag 1 | Samenwerken en overtuigen

Vertel over een situatie waarin je collega's of andere betrokkenen moest meenemen in een advies of verandering op het gebied van archivering, informatiebeheer of een vergelijkbaar onderwerp. Wat was de situatie, wat was jouw rol, wat heb je gedaan, wat was het resultaat en wat heb je hiervan geleerd?

Max. 250 woorden

Vraag 2 | Complex vraagstuk oplossen

Beschrijf een vraagstuk op het gebied van archivering, informatiebeheer, digitalisering of wet- en regelgeving waar je trots op bent. Wat was de uitdaging, wat was jouw bijdrage, welke aanpak heb je gekozen, wat heeft dit opgeleverd en wat heb je van deze ervaring meegenomen naar volgende opdrachten?

Max. 250 woorden

Vraag 3 | Motivatie

Waarom spreekt de functie van Adviseur Archief bij het Havenbedrijf Rotterdam je aan en wat denk je vanuit jouw kennis en ervaring toe te voegen aan ons team?

Max. 200 woorden