Intro

Maak het verschil als Management Assistant EM bij het Havenbedrijf Rotterdam! 
Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van regelen, plannen en vooruitdenken? Houd je ervan om in een dynamische omgeving te werken met professionals die werken aan thema’s als CO₂-reductie, stikstof, geluid, omgevingsveiligheid, natuur, ruimtelijke ordening, bodem en bereikbaarheid. Samen zorgen we voor de balans tussen haven, omgeving en klant. 

Wat ga je doen?

Als Management Assistent EM maak je deel uit van het support team Environmental Management (EM) en focus je op twee managers en hun teams.  Je krijgt veel vrijheid in de te verrichten werkzaamheden en verwachten dat je die zelfstandig uitvoert. Tegelijkertijd werk je met collega’s en helpen jullie elkaar bij afwezigheid en pieken in het werk. Uiteraard altijd in overleg en met oog voor jouw werkdruk en werkplezier. Naast de secretariële ondersteuning ben je ook medeverantwoordelijk voor (financiële) administratieve taken.  

Kerntaken 

• Je houdt het overzicht op de lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties tijdig worden opgevolgd. Als aanspreekpunt voor de afdeling ken je de interne besluitvormingsorganen en adviseer je collega’s over het aanleveren van de stukken en controleert of deze kwalitatief conform beleid worden ingediend.
• Beheren van complex agendabeheer en mailbox; plannen, maken en voorbereiden van afspraken
• Verwerken van de (e-mail-)correspondentie.
• Plannen, sturing geven aan onderwerpen, voorbereiden van het MT-overleg.
• Beheren van actiepunten.
• Regelen van facilitaire zaken.
• (Mede) organiseren van afdelingsactiviteiten
• Diverse (financiële) administratie. 

Wat bieden we jou?

Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren.
Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool en vers fruit op kantoor.
Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een minimaal salaris van € 2800,- tot maximaal € 3277,-  bruto per maand (36 uur).
Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
Dienstverband: Jaarcontract bij start.
Pensioenregeling: Uitstekende regeling via ABP, 70% premie door ons vergoed.
Tools: Laptop en mobiele telefoon van de zaak.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden, kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

Havenbedrijf Rotterdam creëert samen met klanten en stakeholders economische en maatschappelijke waarde in de haven van wereldklasse. Als hoofdafdeling Environmental Management leveren we daaraan een belangrijke bijdrage. Ons doel is een goed vestigingsklimaat, een goed bereikbare haven en een attractieve regio. Wij richten ons op zowel HbR-activiteiten, onze klanten als de omgeving van de haven. Wij zijn daarin een betrouwbare, daadkrachtige en oplossingsgerichte partner en staan voor de goede balans tussen haven en omgeving.   

De hoofdafdeling Environmental Managment bestaat uit 3 afdelingen: Environmental Policy, Network Planning & Capacity en Permits & Advice. Zij vormen samen een divers team met in totaal ongeveer 55 mensen.  

De afdeling is gevestigd op ons hoofdkantoor aan de Wilhelminakade. Er heerst een informele sfeer en we hechten waarde aan de onderlinge samenwerking en intensieve betrokkenheid.  

Wat vragen we van jou?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en Mminimaal 3 jaar secretariële en administratieve ervaring.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed.
• Vaardig met MS Office, Sharepoint en MS Teams.
• Je bent bekend met het aanvragen van inkooporders en het inboeken van facturen, ervaring met SAP is een pré.
• Nuchter, open persoon met uitstekende communicatieve vaardigheden. Je neemt gemakkelijk initiatief en bent accuraat en stressbestendig.
• Verder ben je servicegericht, hulpvaardig, flexibel, oplossingsgericht, zelfstandig en een echte teamplayer. 

Competenties

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:   

Effectief communiceren: Je verstrekt tijdig relevante informatie, zowel mondeling als schriftelijk, en bent respectvol naar anderen toe.  

Kwaliteitsfocus: Je werkt zorgvuldig en streeft ernaar om een waarneembaar goed resultaat neer te zetten. Je houdt je nauwgezet aan gemaakte afspraken en bent betrokken bij het behalen van kwalitatieve doelen.  

Klantgerichtheid: Je luistert goed naar wat de klant zegt en vraagt door als iets niet duidelijk is. Je maakt duidelijke afspraken en houdt de klant op de hoogte van de voortgang. En als er iets misgaat, neem je de verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. Je handelt integer door een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van de klant, de belangen van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.  

Verandervermogen: Je blijft onder (tijds-)druk activiteiten zo adequaat mogelijk uitvoeren. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden aan en bent flexibel genoeg om van gedachte of mening te veranderen bij nieuwe inzichten.