Intro

Als Managementassistent Real Estate ondersteun je de Manager Real Estate op strategisch, organisatorisch, bestuurlijk en administratief niveau. Je bent de verbindende spil tussen alle disciplines binnen de afdeling Real Estate (RE) en de hoofdafdeling Port Development (PD). Met jouw werk draag je bij aan een professionele, efficiënte en goed gestroomlijnde organisatie.

Je werkt nauw samen met de andere managementassistenten binnen Port Development op het secretariaat. Samen ondersteunen jullie de hoofdafdeling PD bij het realiseren van haar opgave én zorgen jullie voor een prettige, collegiale en gezellige werkomgeving.

Wat ga je doen?

In deze rol zorg je ervoor dat de Manager Real Estate en de afdeling optimaal kunnen functioneren. Je gaat:

Aandachtsgebieden

• de Algemeen Manager ondersteunen in de dagelijkse aansturing en strategische besluitvorming;
• prioriteiten, planning en interne governance bewaken;
• fungeren als communicatieve spil binnen de afdeling;
• ondersteunen in diverse vastgoedprocessen;
• bijeenkomsten, events en (werk)bezoeken organiseren;
• financiële en administratieve processen soepel laten verlopen.

Taken & verantwoordelijkheden

Je gaat je bezighouden met:

1. complex agendabeheer, inclusief prioritering en planning van interne en externe afspraken;
2. voorbereiden van vergaderingen (MT, afdelings- en besluitvormingsoverleggen) en bewaken van benodigde input;
3. notuleren, opstellen van besluitenlijsten en bewaken van actieopvolging;
4. voorbereiden, redigeren en structureren van bestuurlijke stukken en presentaties;
5. fungeren als eerste aanspreekpunt en het filteren van informatie naar de juiste personen;
6. opstellen en verspreiden van interne communicatie zoals teamupdates;
7. ondersteunen bij vastgoedgerelateerde besluitvorming (aankoop, verkoop, verhuur);
8. organiseren van overlegstructuren en notuleren van vastgoedoverleggen;
9. zorgen voor een warme en goed georganiseerde onboarding van nieuwe medewerkers;
10. plannen van voortgangsgesprekken en het bijhouden van teamoverzichten;
11. ondersteunen bij factuurverwerking, kostenallocaties en inkoopadministratie;
12. bewaken van deadlines voor financiële rapportages namens de manager.

Wat bieden we jou?

Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren (40 uur bespreekbaar).
Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool en vers fruit op kantoor.
Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een startsalaris tot € 3.571 bruto per maand (36 uur), doorgroeimogelijkheden tot € 4.464 bruto per maand.
Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
Dienstverband: Jaarcontract bij start.
Pensioenregeling: Uitstekende regeling via ABP, 70% premie door ons vergoed.
Tools: Laptop en mobiele telefoon van de zaak.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden, kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

Team Real Estate is binnen Port Development verantwoordelijk voor de ontwikkeling, verduurzaming en het beheer van ons vastgoed in de Rotterdamse haven. We creëren moderne, toekomstbestendige gebouwen voor klanten, start‑ups, scale‑ups en industrieën die een belangrijke rol spelen in de energietransitie. Het team werkt nauw samen met projectmanagers, engineers, contractadviseurs en gebiedsmanagers om de ruimtelijke ontwikkeling van het havengebied vooruit te brengen. De dynamiek is groot, de projecten zijn divers en de impact is zichtbaar in de hele haven.

Wat vragen we van jou?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Sterke digitale vaardigheden, vooral in MS Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, PowerPoint).
• Affiniteit met finance en bij voorkeur ervaring of bekendheid met de vastgoedsector, waardoor je financiële documenten, contracten en projectinformatie snel kunt interpreteren.
• Proactieve, nauwkeurige en stressbestendige werkstijl, met het vermogen om meerdere taken en deadlines te managen, gecombineerd met integriteit, discretie en een stevige persoonlijkheid.

Competenties

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:  

Klantgerichtheid: Je kunt je goed verplaatsen in de klant. Je blijft met de klant in gesprek en bent helder over wederzijdse (realistische) verwachtingen en de stand van zaken. Je begrijpt dat je het Havenbedrijf Rotterdam vertegenwoordigt en gedraagt je hiernaar. 

Kwaliteitsfocus: Je voert het werk ordelijk en gestructureerd uit. Je controleert nauwkeurig en systematisch je eigen werk op correctheid en volledigheid. Daarbij heb je oog voor detail en zorg je ervoor dat vertrouwelijke informatie altijd correct behandeld wordt. 

Resultaatgerichtheid: Je overziet de situatie en weet wat er op dat moment moet gebeuren. Je wacht niet af, maar neemt initiatief en gaat actief aan de slag. Je werkt efficiënt en accuraat, waarbij je gericht bent op het voorkomen van fouten om zo de gestelde doelen te bereiken.